Vuosivaihdon TODO vuosikello

KLUBIN NUORISOVAIHTOTIIMIN TODO (VUOSIVAIHDON) VUOSIKELLON MUKAAN SALOSSA

Seuraa nuorisovaihdon kalenteria (rye.fi / ”Kalenteri”), jotta tiedät, mitä nuorisovaihdossa tapahtuu ja pysyt ajantasalla oppilaitten ohjelmasta.

1. neljännes (heinä-elo-syyskuu)

Ulkomainen IB-oppilas

  • Oppilas saapuu Karkun valmennusleiriltä Saloon elokuun puolivälissä – varmista etukäteen, että ensimmäinen host-perhe hakee oppilaan.
  • Tarkista ja päivitä oppilaan tiedot oppilastietokannassa. Tarkista isäntäperheet ja contacts-tiedot (oikea host-YEO = host-nuorisovaihtoasiamies).
  • Klubi maksaa Karkun leirin. Karkku lähettää laskun oppilastietokannassa merkitylle host-YEO:lle.
  • Tarkista oppilaan syntymäpäivä, että et unohda huomioida sitä klubikokouksessa (synttärilahja)
  • Jos oppilas on EU-kansalainen tai Sveitsin kansalainen:
    • Hoida oppilaan kanssa EU-kansalaisen oleskeluoikeuden rekisteröinti kolmen kuukauden kuluessa maahantulosta. Rekisteröinnin tuloksena oppilas saa suomalaisen hetun.
    • Ohjeet rekisteröinnistä löytyvät Maahanmuuttoviraston (MIGRI) kotisivuilta (www.migri.fi).
    • Vaatii käynnin lähimmässä MIGRIn toimipisteessä.
    • Varaa aika jo keväällä/kesällä ennen oppilaan tuloa maahan.
  • Jos oppilas ei ole EU-kansalainen:
    • Tarkista, että hänellä on oleskelulupa Suomessa koko vaihdon ajaksi. Oleskeluluvan peruste Suomessa on opiskelu. Pääsääntöisesti oppilas on hakenut oleskeluluvan kotimaassaan olevasta Suomen suurlähetystöstä tai konsulaatista ennen saapumistaan maahan.
    • Nuorisovaihtotiimin on hyvä selvittää oppilaalta ennen Suomeen saapumista, onko oppilaalla oleskelulupa hankittu kotimaassa vai ei.
    • Jos oleskelulupaa koko vaihdon ajaksi ei oppilaalla maahan saapuessa ole, nuorisovaihtotiimin tulee hoitaa oppilaan kanssa oleskelulupa heti oppilaan saavuttua Suomeen. Ohjeet MIGRIn nettisivuilla.
    • Käy oppilaan kanssa Salon maistraatissa saadaksesi hänelle suomalaisen hetun.
  • Oppilaan vieminen kouluun syyslukukauden alussa. Huolehdi, että koulu laatii lukujärjestyksen ensimmäiselle jaksolle (25 tuntia/viikko)
  • Koulumatkan opastus (bussi)
  • Ota oppilaan passi, oleskelulupakortti ja emergency fund (300 €) klubille talteen. Tarkista, jääkö oppilaalle kuvallista henkilökorttia. Anna värikopio passista ja oleskelulupakortista.
  • EU-oppilaan kk-raha voidaan maksaa hänen omalle tililleen kotimaahan
  • Ei-EU-oppilaalle on helpointa maksaa kk-raja käteisenä.
  • Koulutarvikkeita varten avaa (aktivoi) tili Suomalaiseen Kirjakauppaan. Laskut suoraan klubin rahastonhoitajalle.
  • Ohjeista klubin rahastonhoitaja maksamaan oppilaalle kk-raha ja kirjakaupan laskut.
  • Tarvittavan puhelinliittymän hankkiminen ja suomalaisen puhelinnumeron lisääminen oppilashallintaohjelmaan
  • Mahdollisesti lukiolaiskortin ja kirjastokortin hankkiminen
  • Yhteystietojen jakaminen perheet, oppilas, klubin tiimi etc.
  • Host-perheiden kutsuminen yhteiseen palaveriin elo-syyskuussa: NV-syyskokous, isäntäperhevuorot
  • Avustaminen suomen kurssille osallistumisessa (Salon kansalaisopisto)
  • Avustaminen harrastuksiin
  • Oppilaan kutsuminen klubin viikkokokouksiin ja klubivierailuille, tavoite osallistua keskimäärin joka toiseen kokoukseen
  • Oppilaan esittely klubille / oppilaan tuloesitelmää varten varattava viikkokokous syyskuun alkupuolelta, viirin vastaanotto oppilaalta
  • Yksi tiimin jäsen osallistuu piirin nuorisovaihdon koulutukseen elo-syyskuussa
  • Suomen kielen valtakunnallinen tasokoe: tammikuussa tulleiden oppilaiden ilmoittautumisaika on syyskuussa. Ohjeet tulevat oppilaan counselorille monipiiristä. Varmista oppilaan ilmoittautuminen perustason kokeeseen, ohjeista rahastonhoitaja maksamaan osallistumismaksu.
  • Pidä yhteyttä oppilaaseen viikottain ja vieraile oppilaan kotona kuukausittain
  • Pidä yhteyttä kouluun, ainakin kerran jaksossa
  • Rohkaise oppilasta osallistumaan Rotexin järjestämiin tilaisuuksiin, klubi maksaa matkat niihin.

Suomalainen OB-oppilas

  • Vaihdosta palanneen oppilaan esitelmä klubissa (samassa kokouksessa kuin IB-oppilaan tuloesitelmä), viirin vastaanotto oppilaalta, klubin todistuksen luovutus suoritetusta vaihdosta
  • Seuraavan vuoden vaihto-ohjelmien markkinointi Salon ja Halikon lukioissa (Wilma, esittely lukioissa, jne.)
  • Uusien OB-oppilaitten vapaamuotoiset hakemukset syyskuun loppuun mennessä
  • Lähtevän OB-nuoren blogin tai vlogin markkinointi klubin jäsenille toiminnan seuraamiseen.

2. neljännes (loka-marras-joulukuu)

IB-oppilas

  • Pidä yhteyttä oppilaaseen viikottain ja vieraile oppilaan kotona kuukausittain
  • Pidä yhteyttä kouluun, ainakin kerran jaksossa
  • Rohkaise oppilasta osallistumaan Rotexin järjestämiin tilaisuuksiin, klubi maksaa matkat niihin.
  • Piirin IB-leiri lokakuussa: varmista, että oppilas on saanut kutsun ja että oppilas ilmoittautuu ajoissa. Osta hänelle matkaliput ja ohjeista rahastonhoitaja maksamaan osallistumismaksu.
  • IB-oppilaiden Lapinmatka: varmista, että oppilas on saanut kutsun ja että oppilas ilmoittautuu ajoissa. Laadi klubisuositus matkanjärjestäjien ohjeiden mukaan. Oppilas maksaa matkan itse.
  • Kutsu isäntäperheet ja oppilas klubin joulukirkkoon ja joulupäivälliselle. Anna oppilaalle joululahja päivällisen yhteydessä. Kunniakirjat kunnostautuneille isäntäperheille.
  • Sitoumuslomakkeet ja RR-luvat (piirin PJ:n lähettämien ohjeiden mukaan)
    • Sitoumuslomakkeet uusilta klubin nv-toimihenkilöiltä ja HOST-perheiltä
    • Luvat vapaaehtoistoimijoilta (Rotarit ja isäntäperheiden 18v täyttäneet jäsenet) rikosrekisteriselvityksen tekemiseen
    • Lomakkeet löytyvät rye.fi-sivuilta / ”Klubin lomakkeet”

OB-oppilas

  • Hakijoiden haastattelu ja valinnat seuraavaan vaiheeseen lokakuun alkupuolella
  • Käynti valitun oppilaan kotona ja keskustelu vanhempien kanssa (2 nv-tiimin jäsentä osallistuu)
  • Klubin ehdottaman oppilaan ja hänen perheensä lähettäminen piirin haastatteluun marraskuussa. Piirin haastattelu koskee kaikkia vaihtomuotoja (vuosi, kesä ja leiri).
  • Piirin hyväksynnän jälkeen klubisitoumuslomake jokaisesta hyväksytystä oppilaasta ja lomakkeiden toimittaminen piirin PJ:lle marraskuun loppuun mennessä. Liitteeksi verkkopankkitosite perheen maksamasta järjestelymaksusta. Ohjeet maksusta klubisitoumuslomakkeella.
  • Kehota vuosivaihto-oppilasta varaamaan välittömästi ajat lääkärin ja hammaslääkärin tarkastuksiin.
  • Oppilaan avustaminen hakemuksen teossa ja hakemuksen toimittaminen piirin PJ:lle joulukuun loppuun mennessä.

3. neljännes (tammi-helmi-maaliskuu)

IB-oppilas

  • Pidä yhteyttä oppilaaseen viikottain ja vieraile oppilaan kotona kuukausittain
  • Pidä yhteyttä kouluun, ainakin kerran jaksossa
  • Rohkaise oppilasta osallistumaan Rotexin järjestämiin tilaisuuksiin, klubi maksaa matkat niihin.
  • Eteläisen pallonpuoliskon (lähinnä AUS & NZ) oppilaiden saapuminen Saloon Karkun leiriltä tammikuussa: samat temput kuin elokuussa saapuneelle oppilaalle, ks. 1. neljännes.
  • Suomen kielen valtakunnallinen tasokoe: elokuussa tulleiden oppilaiden ilmoittautumisaika on helmikuussa. Ohjeet tulevat oppilaan counselorille monipiiristä. Varmista oppilaan ilmoittautuminen perustason kokeeseen, ohjeista rahastonhoitaja maksamaan osallistumismaksu.
  • Piirin talvipäivä Ellivuoressa IB-oppilaille maaliskuun 1. sunnuntaina: varmista, että oppilas on saanut kutsun ja että oppilas ilmoittautuu ajoissa. Osta hänelle matkaliput ja ohjeista rahastonhoitaja maksamaan osallistumismaksu.
  • Alustava suunnitelma tulevan IB-oppilaan isäntäperheiksi
  • Host-perheiden kutsuminen yhteiseen palaveriin maaliskuussa: NV-kevätkokous, isäntäperhevuorot
  • Tarkista, että oppilaan kotiinpaluupäivä on sovittu ja että hänen lentolippunsa ovat kunnossa

OB-oppilas

  • Piirin koulutus uusille vuosivaihdon OB-oppilaille ja heidän vanhemmilleen maaliskuussa. Varmista, että oppilas on saanut kutsun koulutukseen.
  • Leirivaihtohakemuksia voidaan ottaa vastaan huhtikuulle asti. Tarkista leirivaihdon kirjeenvaihtajalta, löytyykö paikkoja matti-myöhäiselle ennen kuin tehdään klubisitoumus, perhe maksaa järjestelymaksun jatehdään hakemus.

4. neljännes (huhti, touko-kesäkuu)

IB-oppilas

  • Pidä yhteyttä oppilaaseen viikottain ja vieraile oppilaan kotona kuukausittain
  • Pidä yhteyttä kouluun, ainakin kerran jaksossa
  • Rohkaise oppilasta osallistumaan Rotexin järjestämiin tilaisuuksiin, klubi maksaa matkat niihin.
  • Piirikonferenssi huhtikuussa: varmista, että oppilas on saanut kutsun ja että oppilas ilmoittautuu ajoissa. Osta hänelle matkaliput ja ohjeista rahastonhoitaja maksamaan osallistumismaksu.
  • IB-oppilaiden Eurotour kesäkuussa: varmista, että oppilas on saanut kutsun ja että oppilas ilmoittautuu ajoissa. Laadi klubisuositus matkanjärjestäjien ohjeiden mukaan. Oppilas maksaa matkan itse.
  • Sitoumuslomakkeet ja RR-luvat (piirin PJ:n lähettämien ohjeiden mukaan)
    • Sitoumuslomakkeet uusilta klubin nv-toimihenkilöiltä ja HOST-perheiltä
    • Luvat vapaaehtoistoimijoilta (Rotarit ja isäntäperheiden 18v täyttäneet jäsenet) rikosrekisteriselvityksen tekemiseen.
  • Tulevan uuden IB-oppilaan Guarantee Formin täyttäminen kirjeenvaihtajan lähettämien ohjeiden mukaan: oppilaan hyväksyntä kouluun, oppilaan 1. isäntäperhe
  • Oppilaan lähtöesitelmää varten varattava viikkokokous toukokuun lopulta, klubin viirin, todistuksen ja läksiäislahjan luovutus oppilaalle.

OB-oppilas

  • Valtakunnallinen koulutus uusille vuosi- ja kesävaihdon OB-oppilaille ja heidän vanhemmilleen huhtikuun lopussa. Varmista, että oppilas saa kutsun koulutukseen.
  • Vaihtoon lähtevän oppilaan esittäytyminen klubissa (samassa kokouksessa kuin IB-oppilaan tuloesitelmä), viirin luovutus oppilaalle
  • Nuorisovaihdon markkinointi Salon peruskoulujen 9. luokkalaisille (ei ole aiemmin tehty !!!)

KLUBIN NUORISOVAIHTOTIIMIN / COUNSELORIN MUUT VASTUUT JA TEHTÄVÄT

  1. Klubin nuorisovaihtotoiminnan järjestäminen siten, että toiminta tapahtuu RI:n asettaman sertifioinnin puitteissa.

    • Klubin presidentti / hallitus nimeää klubin nuorisovaihtotiimin, kolme jäsentä, jossa molemmat sukupuolet on oltava edustettuna.
    • Johtaa klubin nuorisovaihtotoiminnan suunnittelun ja ehdottaa klubin talousarvioon tarvittavat rahavarat.
    • Raportoi klubin nuorisovaihtotoiminnasta klubin presidentille / hallitukselle
    • Klubin aktivoiminen IB-oppilaan ottamisesta mukaan erilaisiin tapahtumiin ja ohjelmiin, sillä oppilas ei ole nuorisovaihtoasiamiehen oppilas vaan koko klubin yhteinen vaihto-oppilas
    • Mahdolliset yhteistyösopimukset toisen rotaryklubin kanssa koskien vuosivaihtoa
    • Nuorisovaihdossa mukanaolevien klubin toimihenkilöiden luominen asiakashallintajärjestelmään

  2. Toimii yhteistyössä piirin nuorisovaihtotoimikunnan kanssa

  • Osallistuu piirin järjestämään nuorisovaihdon koulutukseen
  • Osallistuu tarvittaessa piirin nuorisovaihtotapahtumien järjestämiseen

  1. OB-oppilaiden järjestelyt

  • Hakuprosessin johtaminen klubissa
  • Mainostaminen sisäisesti ja ulkoisesti klubijäsenten avustuksella
  • OB-oppilaiden haastattelut
  • Klubisitoumuslomakkeiden täyttäminen ja lähettäminen
  • Oppilaiden hakemusten täytön järjestäminen ja lähettäminen piiriin nuorisovaihdon PJ:lle
  • Tietojen tarkistaminen ja päivittäminen asiakashallintajärjestelmään, counselorit, perheet ja oppilaat
  • Valitun OB-oppilaan kutsuminen esittäytymään ennen lähtöä – varattava ohjelmassa tilaa riittävän aikaisin, huomio milloin ohjelma rakennetaan
  • Vaihdosta palanneen oppilaan kutsuminen pitämään paluuesitelmää – kuten edellä
  • Säännöllisen yhteyden pitäminen vaihdon aikana
  • Klubin nuorisovaihtotiimin vapaaehtoistoimijoiden sitoumuslomakkeiden lähettäminen piirin nuorisovaihdon PJ:lle

  1. IB-oppilaiden järjestelyt

  • Oppilaiden kriisitilanteiden hoito yhdessä piirin nuorisovaihdon PJ kanssa
  • Oppilaiden matkustusluvat
  • Host-perheiden valinta ja koulutus
  • Host-perheiden sitoumuslomakkeiden kerääminen ja lähettäminen piirin nuorisovaihdon PJ:lle
  • Host perheiden rikosrekisteriselvitykseen lupa ja lähettäminen nuorisovaihdon PJ:lle
  • Guarantee Formin täyttäminen ja palauttaminen kirjeenvaihtajalle
  • Host-perheiden muistaminen kunniakirjalla
  • Säännöllinen yhteydenpito oppilaaseen ja host-perheeseen vaihdon aikana
  • Säännöllinen yhteydenpito kouluun
  • Oppilaan kutsuminen klubin kokouksiin ja vierailuihin
  • Oppilaan esittäytymien sekä tulo-ja lähtöesitelmät klubille
  • Oppilaan muistaminen syntymäpäivänä, jouluna ja ennen paluuta
  • IB-oppilaiden leirille osallistumisen järjestelyt
  • IB-oppilaiden piirikonferenssiin osallistumisen järjestelyt
  • IB-oppilaiden kontaktitietojen ajan tasalla pitäminen asiakashallintajärjestelmässä (host perheet)
  • IB-oppilaiden kielikokeeseen osallistumisen järjestelyt
  • Rohkaise oppilasta osallistumaan Rotexin järjestämiin tilaisuuksiin.